In vielen Unternehmen laufen Bestellanforderungen, Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und Vertragsfreigaben noch über Papier, E-Mail oder Messenger. Die Folge: Verzögerungen, verlorene Dokumente und die ewige Frage „Wo liegt das gerade?“. Digitale Workflows steuern diese Prozesse mit klaren Schritten, automatischen Benachrichtigungen und nachvollziehbarer Historie.
Besonders geeignete Prozesse
- Bestellanforderung und Freigabe,
- Spesen und Vorschüsse,
- Urlaubs- und Schichtanträge,
- Vertragserstellung, Freigabe und Unterschrift,
- On- und Offboarding (Geräte, Konten, Berechtigungen),
- Angebotsfreigaben und Rabattgrenzen.
Bausteine eines digitalen Workflows
- Formular: Erforderliche Angaben vollständig und einheitlich erfassen.
- Regeln: Wer freigibt, ergibt sich automatisch aus Betrag, Abteilung oder Antragsart.
- Benachrichtigung und Erinnerung: Per E-Mail, Teams oder Push; offene Anträge werden nachgefasst.
- Nachvollziehbarkeit: Wer wann was entschieden hat, wird protokolliert.
- Integration: Freigegebene Bestellungen gehen ins ERP, genehmigter Urlaub in die Lohnabrechnung.
E-Signatur und Dokumentenmanagement
Die qualifizierte elektronische Signatur ist in der EU der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt – Drucken und Scannen entfallen. Dokumentenmanagementsysteme speichern Dateien zentral mit Versionsverlauf, Berechtigungen und Volltextsuche.
Vorteile
- Freigaben dauern Stunden statt Tage.
- Dokumente gehen nicht verloren und sind jederzeit auffindbar.
- Prüfungen und Compliance werden einfacher.
- Homeoffice und Filialen arbeiten reibungslos mit.
- Papier-, Druck- und Archivkosten sinken.
Wo anfangen?
Mit dem einen Prozess, über den am meisten geklagt wird und der sich am häufigsten wiederholt. Vereinfachen, digitalisieren, Feedback einholen – dann ausrollen. Für Microsoft-365-Kunden sind Power Automate und SharePoint ein starker und wirtschaftlicher Einstieg.
ujans analysiert Ihre Abläufe und bringt Freigabe-Workflows, Dokumentenmanagement und ERP-Integrationen in die digitale Welt.