KI-Werkzeuge sind schnell Teil des Arbeitsalltags geworden: E-Mails schreiben, Dokumente zusammenfassen, Tabellen analysieren. Unkontrollierte Nutzung kann jedoch bedeuten, dass Kundendaten, Verträge, Preislisten oder Quellcode an externe Dienste gehen. Das birgt Risiken für Geschäftsgeheimnisse und Datenschutz (DSGVO).
Die wichtigsten Risiken
- Übermittlung personenbezogener Daten: Kunden- oder Mitarbeiterdaten ohne Information und Rechtsgrundlage in Drittdienste eingeben – inklusive Regeln zur Drittlandübermittlung.
- Abfluss von Geschäftsgeheimnissen: Verträge, Angebote und Strategiepapiere in Tools mit privaten Konten hochladen.
- Nutzung fürs Modelltraining: Manche kostenlose Dienste verwenden Eingaben zur Verbesserung des Angebots.
- Fehlerhafte Inhalte: Falsche oder erfundene Informationen ungeprüft übernehmen.
- Schatten-IT: Tools, die ohne Wissen des Unternehmens genutzt werden.
Business-Tool oder privates Konto?
Unternehmens-KI-Dienste bieten Zusicherungen wie: keine Nutzung der Daten zum Training, Auftragsverarbeitungsvertrag, Zugriffsverwaltung, Protokollierung und Wahl des Datenstandorts. Für Unternehmensdaten sollten solche Dienste statt kostenloser Privatkonten genutzt werden.
Inhalte einer KI-Nutzungsrichtlinie
- Freigegebene Tools: Welche Werkzeuge mit welchen Konten?
- Datenklassen: Welche öffentlichen, internen und vertraulichen Daten dürfen in welche Tools? Personenbezogene und vertrauliche Daten nur in freigegebene Business-Tools.
- Menschliche Prüfung: KI-Ergebnisse werden geprüft, bevor sie Kunden, offizielle Korrespondenz oder Entscheidungen erreichen.
- Transparenz: Kommunizieren Kunden mit KI, wird das offen gesagt.
- Schulung: Sichere Nutzung und gute Beispiele vermitteln.
- Verantwortung und Überprüfung: Verantwortliche Person benennen, Richtlinie regelmäßig aktualisieren.
Regulierung im Blick behalten
Datenschutzregeln gelten auch für KI. Zusätzlich sind die Pflichten aus der EU-KI-Verordnung (AI Act) zu beachten. Für rechtliche Bewertungen empfehlen wir spezialisierte Beratung.
ujans unterstützt bei der sicheren Einrichtung von Business-KI-Tools, bei Zugriffs- und Datenschutzeinstellungen sowie bei Mitarbeiterschulungen.