Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent, der in Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint integriert ist. Er hilft auf Basis der Unternehmensdaten, auf die der Nutzer zugreifen darf (E-Mails, Dokumente, Besprechungen) – direkt in der jeweiligen Anwendung.
Beispiele je Anwendung
- Outlook: Lange Verläufe zusammenfassen, Antworten entwerfen, Tonalität anpassen.
- Teams: Besprechungszusammenfassungen, Entscheidungen und Aufgaben; verpasste Meetings schnell nachholen.
- Word: Angebots- oder Berichtsentwürfe aus vorhandenen Dokumenten, Texte kürzen oder umschreiben.
- Excel: Trends erkennen, Formeln vorschlagen, Tabellen analysieren.
- PowerPoint: Präsentationsentwurf aus einem Dokument erstellen.
Vor der Einführung: Datenberechtigungen
Copilot kann alle Daten nutzen, auf die ein Nutzer Zugriff hat. Die wichtigste Vorbereitung ist daher das Aufräumen von Freigaben und Zugriffsrechten. Für alle geöffnete SharePoint-Seiten, alte Teamordner oder falsch geteilte Gehaltslisten könnten sonst in Antworten für unerwartete Personen auftauchen.
Checkliste zur Vorbereitung
- Freigabeeinstellungen in SharePoint und OneDrive prüfen, mit „allen“ geteilte sensible Inhalte korrigieren.
- Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels) für sensible Dokumente nutzen.
- Alte und veraltete Inhalte archivieren.
- Lizenzierung prüfen; Copilot ist eine Zusatzlizenz für berechtigte Microsoft-365-Pläne.
- Pilotgruppe wählen: Rollen mit viel E-Mail-, Meeting- und Dokumentenarbeit profitieren am schnellsten.
- Nutzer im Formulieren guter Prompts und im Prüfen der Ergebnisse schulen.
Nutzen messen
Zeitaufwand für E-Mails, Protokolle und Dokumententwürfe vor und nach dem Pilot vergleichen. Zusammen mit Zufriedenheitsumfragen erleichtert das die Entscheidung, wer als Nächstes Lizenzen erhält.
ujans bereitet Ihre Microsoft-365-Umgebung auf Copilot vor, bereinigt Berechtigungen und Freigaben und begleitet Pilot und Anwenderschulung.