Viele Unternehmen arbeiten noch mit E-Mail-Konten bei verschiedenen Anbietern, einem Server im Büro oder Dateien auf einzelnen Rechnern. Das erschwert die Zusammenarbeit und erhöht das Risiko von Datenverlust und Sicherheitsvorfällen. Microsoft 365 vereint Business-E-Mail, Dateiablage, Besprechungen und Office-Anwendungen auf einer Cloud-Plattform.
Warum Microsoft 365?
- Professionelle E-Mail mit eigener Domain (Exchange Online).
- Dateien in OneDrive und SharePoint – überall verfügbar, mit Versionsverlauf.
- Chat, Besprechungen und Teamarbeit in Teams.
- Aktuelle Versionen von Word, Excel und PowerPoint.
- Sicherheitsfunktionen wie Mehr-Faktor-Authentifizierung und zentrale Geräteverwaltung.
Migrationsplan Schritt für Schritt
- Bestandsaufnahme: Benutzer, freigegebene Postfächer, Weiterleitungen und Ordnerstrukturen erfassen.
- Passende Lizenzen wählen: Nicht jeder braucht Desktop-Apps oder erweiterte Sicherheit. Lizenzen nach Rolle zu kombinieren, senkt die Kosten.
- Domain verifizieren: Verifizierungs- und Mail-Einträge (MX, SPF, DKIM, DMARC) im DNS setzen. Sie sind entscheidend, damit E-Mails nicht im Spam landen.
- E-Mails migrieren: Nachrichten, Kalender und Kontakte aus alten Postfächern übernehmen – die Umstellung außerhalb der Arbeitszeit vermeidet Ausfälle.
- Dateien migrieren: Gemeinsame Ordner nach SharePoint, persönliche Dateien nach OneDrive – Berechtigungen von Anfang an sauber planen.
- Sicherheit aktivieren: Mehr-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer verpflichtend machen, Admin-Konten trennen.
- Anwender schulen: Kurze, praxisnahe Schulungen zu Teams, Freigaben und sicherer Nutzung.
Typische Probleme
- E-Mails landen im Spam, weil DNS-Einträge fehlen.
- Nachrichten bleiben im Altsystem zurück, Weiterleitungen werden vergessen.
- Freigaberechte bleiben unkontrolliert.
- Der Bedarf an Datensicherung wird übersehen.
Nach der Migration
Die Cloud ist nicht wartungsfrei. Benutzerverwaltung, Lizenzoptimierung, das Verfolgen von Sicherheitswarnungen und regelmäßige Prüfungen sichern den Nutzen der Migration.
ujans übernimmt Lizenzierung, Domain- und DNS-Einrichtung, E-Mail- und Dateimigration, Sicherheitskonfiguration und Anwenderschulung für Microsoft 365 aus einer Hand.